온라인몰 거래기록 보존기간: 계약 5년·광고 6개월 구분

온라인몰 사업자는 전자상거래 관련 거래기록을 항목별 법정 기간 동안 보존해야 합니다. 계약 또는 청약철회와 대금결제·공급 기록은 5년, 소비자 불만·분쟁처리는 3년, 표시·광고 기록은 6개월이 기본입니다.

주문DB만 남기지 말고 약관 버전, 환불·배송·상담 기록을 거래번호로 연결하고 접근권한과 파기일을 함께 관리하세요.

먼저 대상·기간·현재 기준을 구분하세요

국가법령정보센터 전자상거래법 시행령 제6조의 공식 기준을 사업자가 바로 대조할 수 있게 정리했습니다. 대표 숫자만 보지 말고 실제 계약·거래·근로관계와 적용 예외를 함께 확인하세요.

같은 제도도 사업장 규모, 적용일, 서류 상태에 따라 결과가 달라질 수 있습니다. 숫자는 기준기간과 단위를 함께 기록하고 신청·접수·승인·완료를 구분하세요.

실무 처리는 이 순서로 진행하세요

담당자가 바뀌어도 이어서 처리할 수 있도록 확인일, 전달일, 보완일과 완료일을 나눠 기록합니다. 공식 원문과 실제 접수·계약 결과가 내부 메모보다 우선합니다.

1. 쇼핑몰과 결제·배송·상담 시스템의 기록 위치를 목록화합니다.
2. 법정 항목별 보존기간과 시작일을 데이터에 붙입니다.
3. 약관·상품설명·광고의 당시 버전을 주문번호와 연결합니다.
4. 보관 목적 자료는 운영 마케팅DB와 권한을 분리합니다.
5. 만료된 자료는 예외 근거를 확인한 뒤 파기대장에 남깁니다.

전자 처리라면 화면을 닫기 전에 접수번호·승인번호·최종 파일을 저장하세요. 이메일이나 우편은 발송만으로 완료 처리하지 말고 상대방에게 도달했는지 확인합니다.

이런 오해가 비용과 분쟁을 만듭니다

제도 이름이나 대표 숫자만 보고 처리하면 적용 범위가 어긋날 수 있습니다. 특히 다음 항목은 대표자와 실무자가 함께 확인하세요.

• 모든 자료를 5년으로 뭉뚱그려 과도하게 보관하는 것
• 현재 상품페이지만 남기고 주문 당시 광고·약관을 덮어쓰는 것
• 상담툴과 엑셀 다운로드 파일을 보존·파기 범위에서 빼는 것

공식 안내와 실제 화면이 다르면 추측해 처리하지 말고 담당 기관이나 전문가에게 문의하세요. 상담 일시와 안내받은 핵심을 기록하면 이후 분쟁과 보완 요청에 대응하기 쉽습니다.

제출·안내 전 체크리스트

서류를 내거나 직원·고객에게 안내하기 전에 아래 네 항목을 다시 대조합니다. 확인하지 못한 사실은 완료로 표시하지 않는 것이 핵심입니다.

• 기록 종류
• 보존 시작일
• 주문번호 연결
• 권한·파기일

외부 대행자에게 맡겼더라도 원본 자료와 최종 결과는 사업장에 남겨야 합니다. 개인정보가 포함된 파일은 접근권한과 보관기한을 정하고 불필요한 사본을 줄이세요.

오늘 바로 할 일

현재 사업장의 실제 사례 한 건을 골라 위 표와 체크리스트에 맞춰 대조하세요. 누락이 있으면 담당자와 보완기한을 정하고 다음 업무에서도 같은 문제가 반복되지 않도록 공통 양식에 반영합니다.

공식 페이지는 주소나 화면이 바뀔 수 있습니다. 북마크 이름에 기관명과 업무명을 함께 적고 중요한 제출·계약 건은 원문이나 접수증을 업무 파일에 보관하세요.

자주 묻는 질문(FAQ)

고객이 탈퇴하면 거래기록도 바로 지워야 하나요?

법률상 보관이 필요한 거래기록은 목적과 기간을 제한해 분리 보관하고 만료 뒤 파기해야 합니다.

광고 화면은 어떻게 보관하나요?

게시일과 종료일, 문구·가격·조건이 보이는 버전을 저장하고 관련 주문이나 캠페인 식별값과 연결하세요.

실제 적용 조건과 처리 절차는 담당 기관의 최신 공식 안내를 확인하세요.